Aequor hanteert de
geldende NVP Sollicitatiecode. De laatste versie is van oktober 2009 en de code
is hieronder opgenomen. Indien enige
wettelijke regeling of afspraken in CAO verband verplichtingen oplegt omtrent
het openstellen van de vacature of in dienst nemen van personen kan van deze
regeling worden afgeweken. 1 Uitgangspunten 1.1 De code is
gebaseerd op de volgende uitgangspunten: • een eerlijke kans
op aanstelling voor de sollicitant (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid; Aequor
bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid voor de functie); • de sollicitant
wordt deugdelijk en volledig geďnformeerd over de procedure, over de inhoud van
de vacante functie en over de plaats daarvan in de organisatie; • Aequor vraagt van
de sollicitant slechts die informatie die nodig is voor de beoordeling van de
geschiktheid voor de functie; • de sollicitant
verschaft aan Aequor de informatie die deze nodig heeft om een waar en getrouw
beeld te krijgen van de geschiktheid van de sollicitant voor de vacante
functie; • de van de
sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld;
ook in andere opzichten wordt de privacy van de sollicitant gerespecteerd; • de sollicitant en
Aequor zijn zich er van bewust dat beschikbare informatie van open bronnen,
zoals internet en informatie via derden verkregen niet altijd betrouwbaar is; • op een door de
sollicitant schriftelijk bij Aequor ingediende klacht over onzorgvuldige,
onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de betrokken arbeidsorganisatie
schriftelijk gereageerd. 1.2 Het is van belang
dat de sollicitant duidelijkheid heeft over de te volgen sollicitatieprocedure.
Dit betekent dat indien Aequor afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij
dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht. De sollicitant kan, indien daartoe
aanleiding bestaat, om een afwijking van de procedure verzoeken. 1.3 De code is van
toepassing op een procedure die erop gericht is om een vacature binnen Aequor
te vervullen en waarvoor de werving van kandidaten plaatsvindt a) door openbare
bekendmaking, zoals advertenties in kranten, via radio, internet en open
sollicitatie b) binnen beperkte
kring, zoals via kennissen of familie, UWV Werkbedrijf, publicatieborden,interne
werving c) via externe
bemiddelingsbureaus. 1.4 De code sluit aan
bij bestaande Europese (inclusief Nederlandse) wet- en regelgeving. 2 Ontstaan van de vacature 2.1 Indien Aequor besluit dat er een vacature
is of komt en dat die vervuld moet worden, maakt zij een
beschrijving van de vacante functie waarin de relevante kenmerken worden
vermeld. Daartoe behoren in elk geval: functie-eisen, taakinhoud en
verantwoordelijkheden, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband
(bijvoorbeeld tijdelijk of detachering), arbeidstijden en arbeidsduur
(bijvoorbeeld ploegendienst of deeltijd) en standplaats. 2.2 Functie-eisen
kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding,kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke
kwaliteiten. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken worden slechts
gesteld indien deze in verband met een goede functievervulling noodzakelijk
zijn en voor zover zij niet in strijd zijn met wettelijke regelingen. 2.3 Aequor wijst een
sollicitatiecommissie aan, welke in elk geval bestaat uit de manager van de afdeling
waar de vacante functie is, één van de medewerkers van die afdeling en een
medewerker van het team HRD. 3 Werving 3.1 Een
personeelsadvertentie vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacature,
de wijze van solliciteren (bijvoorbeeld of een sollicitatieformulier moet
worden ingevuld), de door de sollicitant te verschaffen informatie (zoals
opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring), eventuele bijzondere
selectieprocedures/-middelen (zoals psychologisch onderzoek en/of assessment), een eventuele aanstellingskeuring, een
verplicht antecedentenonderzoek en de termijn waarbinnen moet worden
gesolliciteerd. In geval Aequor gebruik maakt van een open sollicitatie,
verstrekt zij genoemde informatie aan de sollicitant op verzoek van de
sollicitant. 3.2 Wanneer Aequor of
externe bemiddelingsbureaus gegevens van vacaturesites/internet halen, dienen
zij gebruik hiervan in databases of voor bemiddelingsdoeleinden aan de
betrokkene te informeren. 3.3 Wanneer het
stellen van een leeftijdsgrens noodzakelijk is, wordt de reden daarvan
aangegeven. 3.4 Indien een
voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan
uitdrukkelijk melding gemaakt en wordt hiervoor een reden gegeven1). 3.5 Aequor verlangt
van de sollicitant geen pasfoto voordat zij de sollicitant heeft uitgenodigd. 4 Selectiefase 4.1 Aequor bericht de
sollicitant zo spoedig mogelijk (binnen enkele weken) na de sluitingsdatum: • of hij wordt
afgewezen; • of hij wordt
uitgenodigd; • of zijn
sollicitatie wordt aangehouden (onder vermelding van de termijn waarbinnen
naderbericht volgt). Indien de sollicitant
voor een bezoek wordt uitgenodigd of indien zijn sollicitatie wordt
aangehouden, stuurt Aequor samen met dit bericht de bij haar geldende
sollicitatieprocedure, met inbegrip van de verwachte duur daarvan. Aequor stelt
alleen vragen over aspecten die voor de functie en/of voor de functievervulling
relevant zijn. 4.3 Aequor kan de
sollicitant verzoeken zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. 4.4 De sollicitant
verschaft Aequor de informatie die een waar en getrouw beeld geeft van zijn
vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring) en hij houdt geen informatie
achter waarvan hij weet of behoort te weten dat deze van belang is voor de
vervulling van de vacante functie waarop hij solliciteert. 4.5 Aequor verstrekt
de sollicitant naar waarheid alle informatie die deze nodig heeft om zich een
zo volledig mogelijk beeld te vormen van de vacature en van Aequor. 4.6 Aequor geeft in
de openbare bekendmaking van de vacature of in de procedure duidelijkheid over
het wel of niet vergoeden van de door de sollicitant in redelijkheid gemaakte
kosten. 4.7 Aequor vergoedt
de reiskosten van kandidaten die op gesprek komen; voor eigen vervoer een
bedrag van €0,19 per gereden kilometer en voor het openbaar vervoer 100% van de
kosten voor het vervoersbewijs. De kandidaten ontvangen een declaratieformulier
voor het opgeven van de door hen gemaakte kosten/gereden kilometers. 5 Nader onderzoek 5.1 Indien Aequor
inlichtingen over de sollicitant wil inwinnen bij derden en/of andere bronnen,
vraagt zij hiertoe vooraf diens toestemming, tenzij zulks niet vereist is op
grond van een wettelijk of algemeen verbindend voorschrift. De te verkrijgen informatie
moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen
onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.
De bij derden en andere bronnen, waaronder websites, verkregen informatie zal,
indien relevant, a) aan de sollicitant worden meegedeeld, met uitdrukkelijke
vermelding van de bron en b) met de sollicitant worden besproken. 5. 2 Een
psychologisch onderzoek of assessment kan slechts
plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming
van de richtlijnen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De
psycholoog heeft toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het
onderzoek aan de opdrachtgever (Aequor en/of extern bemiddelingsbureau) te
kunnen verstrekken. 5.3 Een medisch
onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan
de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische
geschiktheid moeten worden gesteld en uitsluitend nadat alle overige
beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden aan het einde van de
selectieprocedure. Het onderzoek wordt verricht door een keurend arts, met
inachtneming van de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels2). 6 Afwijzing, afronding sollicitatieprocedure
en aanstelling 6.1 Indien Aequor, in
enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in
aanmerking komt voor de vervulling van de vacature, ontvangt deze binnen twee
weken na dit besluit schriftelijk of elektronisch bericht. De afwijzing wordt
zo goed mogelijk gemotiveerd. 6.2 Sollicitanten die
op gesprek zijn geweest, ontvangen een telefonische terugkoppeling waarin het besluit van de
sollicitatiecommissie wordt toegelicht. 6.3 De
sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is
vervuld dan wel doordat Aequor heeft besloten dat de vacature vervalt. Allen
die op dat moment nog deelnemen aan de procedure, ontvangen hierover binnen
twee weken schriftelijk (elektronisch) bericht. 6.4 Voor zover van
toepassing worden (schriftelijke) gegevens afkomstig van een sollicitant binnen
vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij anders met de
sollicitant is overeengekomen. Indien anders is overeengekomen, dient de
sollicitant na een jaar te worden benaderd voor het actualiseren van die
gegevens en het verlengen van de toestemming. 6.5 Bij de
aanstelling worden alle afspraken en toezeggingen schriftelijk vastgelegd in
een arbeidsovereenkomst. 7 Klachtenbehandeling door Aequor 7.1 Aequor onderzoekt
schriftelijke klachten van sollicitanten die van oordeel zijn dat zij
onzorgvuldig, onbillijk of onjuist zijn behandeld, waarna de sollicitant binnen
een maand schriftelijk en gemotiveerd wordt geďnformeerd over de bevindingen
van Aequor. 7.2 Aequor informeert
jaarlijks de ondernemingsraad over het aantal, de aard en de wijze van
afhandeling van de ingediende klachten, en de eventueel door de
Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode gedane aanbeveling. 8 Klachtenbehandeling door de NVP 8.1 Een sollicitant
die zich met een schriftelijke klacht omtrent een sollicitatieprocedure heeft
gericht tot de betrokken arbeidsorganisatie en daarop geen of een
onbevredigende reactie heeft gekregen, kan zich met zijn schriftelijke klacht
wenden tot de NVP. De NVP toetst deze schriftelijke klacht vervolgens aan deze
code. De NVP stelt de arbeidsorganisatie waartegen de klacht zich richt in de
gelegenheid om schriftelijk te reageren op hetgeen de klager naar voren heeft
gebracht. De uitspraak van de NVP wordt toegezonden aan de klager en in
afschrift aan de betrokken arbeidsorganisatie. 8.2 De uitspraak is
niet bindend. De NVP zal haar oordeel vergezeld doen gaan van een aanbeveling
aan de arbeid- organisatie, welke aanbeveling kan bijdragen aan een zorgvuldig
werving- en selectiebeleid. 8.3 Klachten wegens
inbreuk op een wettelijke regeling3) worden niet in behandeling genomen. Klager
wordt gewezen op de mogelijkheid zijn klacht voor te leggen aan de rechter,
respectievelijk wanneer het (wettelijk verboden) discriminatie betreft ook aan
de Commissie Gelijke Behandeling (www.cgb.nl) en wanneer het een
aanstellingskeuring betreft ook aan de Commissie Klachtenbehandeling
Aanstellingskeuringen (www.aanstellingskeuringen.nl). 1) Het voeren van
voorkeursbeleid is alleen toegestaan binnen wettelijke grenzen. De (website van de)
Commissie Gelijke Behandeling verstrekt hierover nadere informatie (www.cgb.nl/ 030 888 38 88). 2) Bij een
aanstellingskeuring vormen de Wet op de Medische Keuringen, het Protocol
Aanstellingskeuringen van juni 1995 en het Besluit aanstellingskeuringen van
november 2001 het richtsnoer. Het protocol aanstellingskeuringen is ondertekend
door de centrale organisaties van: werknemers, werkgevers,
patiënten/consumenten, artsen en arbodiensten. Het protocol is in grote lijnen
overgenomen in de Wet op de Medische Keuringen.
Deze wet is te raadplegen via www.overheid.nl.
Er is een mogelijkheid voor de sollicitant een klacht in te dienen bij de
Commissie Klachten-behandeling Aanstellingskeuringen.
De Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen is te bereiken onder
tel. 070 34 99 573. 3) Het betreft hier
de Algemene wet gelijke behandeling (ter zake van godsdienst,
levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero-
of homoseksuele gerichtheid of burgerlijke staat), de Wet gelijke behandeling
van mannen en vrouwen en ook de Wet medische keuringen met de daarop gebaseerde
Besluiten aanstellingskeuringen en klachtenbehandeling aanstellingskeuringen.
Ook kunnen worden genoemd de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of
chronische ziekte en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de
arbeid. Het juridische spreekuur van de Commissie Gelijke Behandeling is te
bereiken op werkdagen tussen 14.00 uur en 16.00 uur, tel. 030 888 38 88.